Що таке автоматизація бізнес-процесів?
Автоматизація бізнес-процесів – це використання передових технологій для завершення бізнес-процесів із мінімальним втручанням людини. Бізнес-процес – це діяльність або набір дій, що використовуються для досягнення певної організаційної мети, наприклад, виробництва продукту, залучення нових співробітників та залучення нових клієнтів.
Бізнес-процес зазвичай охоплює кілька бізнес-підрозділів і часто починається з дії. Наприклад, при адаптації працівників система управління персоналом може ініціювати набір зумовлених кроків робочого процесу для надсилання вітального електронного листа, налаштування облікових даних безпеки та налаштування фінансових даних у системі винагород. Автоматизація етапів робочого процесу у бізнес-процесі зазвичай підвищує ефективність і точність кожного кроку.
Автоматизація бізнес-процесів використовує переваги багатьох передових технологій, включаючи інструменти автоматизації, можливості аналізу процесів та хмарні платформи. Більш того, можливості BPA часто включаються до популярних корпоративних програм, таких як програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства, системи управління людським капіталом та інші інструменти, які впроваджують кращі галузеві практики.
Приклади автоматизації бізнес-процесів
Бізнес-процеси, які можна автоматизувати, проявляються у багатьох сферах бізнесу, включаючи управління, операції, ланцюжки поставок, процеси управління персоналом та маркетинг. Загалом хорошими кандидатами на автоматизацію є об’ємні завдання, які повторюються, термінові, вимагають участі кількох осіб та вимагають дотримання вимог та аудиту.
Варіанти використання автоматизації бізнес-процесів включають наступне:
Адаптація нових працівників. Інтеграція нового співробітника – важливий бізнес-процес, що включає безліч низькорівневих, але копітких завдань. Вони включають заповнення форм співробітників, планування навчальних занять, заповнення податкових документів та налаштування прямого перерахування зарплати. Автоматизація процесу виключає більшу частину паперової роботи, гарантує виконання всіх кроків та інформує відповідних менеджерів та співробітників. Автоматизація процесу адаптації дає низку переваг, коли справа доходить до найму та утримання співробітників.
Залучення нових клієнтів. У сфері фінансових послуг банківські, страхові та інші фінансові компанії повинні проводити перевірку анкетних даних нових клієнтів. Автоматизація бізнес-процесів допоможе оптимізувати ці процеси за рахунок використання штучного інтелекту для автоматизації багатьох ручних завдань. Більш швидкі та автоматизовані процеси також підвищують задоволеність клієнтів.
Підтримка служби підтримки інформаційних технологій (ІТ). Обсяг вхідних ІТ-запитів зазвичай перевищує можливості ІТ-персоналу щодо їх обробки. Програмне забезпечення для автоматизації може аналізувати, класифікувати та надсилати вхідні заявки відповідному персоналу служби підтримки, надавати оновлення послуг клієнтам та попереджати ІТ-фахівців про проблеми, які вимагають негайної уваги з міркувань відповідності, окрім інших основних завдань. Передові автоматизовані інструменти служби підтримки включають алгоритми для прогнозування, управління та вирішення найпоширеніших проблем користувачів.
Автоматизація маркетингу. Програмне забезпечення для автоматизації маркетингу дозволяє компаніям націлюватися на клієнтів за допомогою автоматичних маркетингових повідомлень такими каналами, як електронна пошта, веб-сайти, соціальні мережі та текстові повідомлення, для залучення потенційних клієнтів. Технологія є сегмент управління взаємовідносинами з клієнтами, або CRM . Зазвичай відділи маркетингу використовують його як спосіб виключити завдання з робочих процесів персоналу і підвищити загальну ефективність маркетингу.
Переваги автоматизації бізнес-процесів
Автоматизація бізнес-процесів сприяє підвищенню ефективності та стандартизації, що, у свою чергу, приносить безліч переваг для бізнесу , у тому числі такі:
- Підвищена продуктивність.
- Більш низькі витрати.
- Зниження рівня людських помилок.
- Підвищення задоволеності працівників.
- Вищий прибуток.
- Поліпшене обслуговування клієнтів.
- Розуміння успіхів та невдач процесів.
- Поліпшення аудиту та дотримання вимог.
- Просте керування дотриманням вимог.
Заміна людей автоматизованими процесами для виконання завдань, що повторюються, економить час і зменшує кількість помилок. Для цього підприємства повинні ретельно визначити етапи своїх процесів та піддати їх обмеженій інтерпретації. Крім того, система автоматизації процесів повинна повідомляти про всі винятки, коли допускається втручання людини. Автоматизація робочих процесів до виконання чорних завдань звільняє співробітників до виконання більш цінної роботи.
Централізуючи бізнес-процеси за допомогою автоматизації, організації також набувають прозорості своїх робочих процесів. Існує програмне забезпечення, яке дає компаніям можливість бачити всі етапи процесу на одній інформаційній панелі, забезпечуючи видимість статусу дій процесу від перевірки завдань до процесу затвердження. Автоматизація може гарантувати дотримання нормативних вимог.
Автоматизація бізнес-процесів стає дедалі важливішим, оскільки підприємства прагнуть стати цифровим бізнесом. Цифрова трансформація залежить від автоматизації процесів, яка часто починається з перетворення інформації в формати комп’ютера, які потім стають частиною автоматизації в масштабах всього підприємства.
Готові збільшити швидкість, продуктивність і маневреність і загалом заощадити кошти?
Співпрацюйте з компанією “Відомчі телекомунікаційні системи”, щоб розробити цілеспрямовану інфраструктуру, автоматизувати бізнес-процеси та отримати більш передбачувані результати, зменшити ризик і знизити вартість проекту.